Stand-by Contract Manager
Kleinere und mittelständische Unternehmen besitzen selten Fälle, die einen Contract Manager zu 100% auslasten.
Was ist ein Stand-by Contract Manager?
Sinnvoll ist eine kompetente Anlaufstelle im Unternehmen, um Fragen zur richtigen Vorgehensweise und zur Interpretation von Vertragsklauseln zu besitzen. dazu besitzen größere Unternehmen eine eigene Abteilung, die meist der Rechtsabteilung angegliedert ist. Kleinere und mittelständische Unternehmen besitzen jedoch selten so viele Vorgänge, die einen Contract Manager auslasten würden.
Die Contract Tools GmbH bietet Ihnen eine passgenaue Lösung. Wir haben den Experten, Ihre Mitarbeiter die Fragen. In unserem Kooperationsmodell können Ihre Mitarbeiter jederzeit einen Experten konsultieren, um die beste Vorgehensweise zu erörtern. Sei es eine strategische Vorgehensweise, die Antwort auf ein Schreiben, oder auch die Erstellung eines Claims. Sie zahlen nur dann, wenn wir konsultiert werden.
Warum wird ein Contract Manager immer wichtiger?
Es ist zunehmend festzustellen, dass vor allem auf Seiten der Besteller, massiv im Bereich Vertragsmanagement aufgerüstet wurde und wird. Verträge häufen sich, bei denen unfaire Klauseln dazu führen, dass der Auftragnehmer selbst gerechtfertigte Ansprüche nicht durchsetzen kann.
Daneben existiert aber noch ein weiteres Ungleichgewicht: Die Mitarbeiter des Auftragnehmers verbringen ihre Zeit hauptsächlich mit der Planung und Herstellung. Die Lieferzeit ist immer ein kritischer Faktor, so dass schnelle Entscheidungen gefragt sind. Die Mitarbeiter des Bestellers haben dagegen kaum eine andere Aufgabe, als zu prüfen, ob das geliefert wird, was sie wünschen. Um ihre Ziele durchzusetzen, haben sie ein Vielfaches mehr an Zeit und Ressourcen. Sehr oft können sie z.B. auf versierte Vertragsmanager zurückgreifen. Im Ergebnis präsentieren sie dem Auftragnehmer eine anscheinend wasserdichte Argumentationskette, um ihre Forderung zu Lasten des Auftragnehmers durchzusetzen.
In der Praxis hat sich dagegen oft gezeigt, dass dabei die Unkenntnis des Auftragnehmers in Bezug auf die vertragliche Auslegung, schamlos und oft trickreich ausgenutzt wird. Abhilfe würde ein Contract Manager schaffen, den die Mitarbeiter konsultieren könnten, bevor sie in den Ring steigen.
Was bedeutet Baseline-Management?
Wenn zu viel geliefert wird, so entstehen höhere Kosten und der Auftragnehmer macht Verluste. Wenn dagegen zu wenige geliefert wird, so muss mit einer Forderung des Bestellers gerechnet werden. Am Ende des Projektes sollten Baseline und Projektstatus übereinstimmen. Das Vertrags-Management sorgt dann dafür, dass die Baseline im Vertrag gegebenenfalls angepasst wird, damit die Übereinstimmung zwischen der Baseline aus dem Vertrag und dem aktuell geänderten Lieferumfang wieder vorliegt.
Das Vertrags-Management hat die Aufgabe, Änderungen zu bewerten und Angebote, Change Order oder Claims zu erstellen. Auch die Bewertung und die Unterstützung des Projektteams im Rahmen des Schriftwechsels gehört zu den Aufgaben.
Um bei einer Abweichung von der Baseline den Abgleich herzustellen, gehört auch das Entwerfen und Prüfen von Nachträgen und Vertragsänderungen zu den Aufgaben. Vielfach geht es bei Änderungen der Baseline um Mehrungen oder Minderungen, die auf Basis der Interpretation des Vertrages geführt werden. Daher ist es zu empfehlen, dass das vertrags-Management an diesen Verhandlungen teilnimmt, damit die technischen Fachabteilungen das entsprechende Know-how besitzen.
